Mit TTS trax 4.0 wurde das Compliance-Modul veröffentlicht, mit dem es möglich ist, Fragebogen-Templates zu erstellen und davon abgeleitet Fragebögen an Empfänger zu versenden.
In dieser Version wurden die Fragebogen-Templates um einen grafischen Editor zur Definition von Abhängigkeiten zwischen den Fragen erweitert. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, Fragen nur dann anzuzeigen, wenn andere Fragen zuvor mit einer bestimmten Antwort beantwortet wurden.
Hierdurch ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zur Strukturierung der Fragebögen: So können z.B. im Rahmen der Dienstleistersteuerung Fragen zur Nutzung von Cloud-Ressourcen erst dann eingeblendet werden, wenn angegeben wurde, dass ein entsprechender Service verwendet wird. Bei der Erfassung von datenschutzrelevanten Informationen zu einer Verarbeitungstätigkeit kann die Frage, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt wurde, nur dann anzeigt werden, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden oder eine andere entsprechende Voraussetzung als gegeben markiert wurde.
Die Fragebogen-Hierarchie ermöglicht eine feingranulare Steuerung der Sichtbarkeit von Fragen innerhalb eines Formulars. Um Ihnen einen schnellen Überblick zu geben, wie diese Hierarchie ihre Fragen organisiert, wurde eine Vorschau in trax integriert, die ein Fragebogen-Template so anzeigt, wie es ein Fragebogen Empfänger sehen würde. In der Vorschau können auch Antworten hinterlegt werden und so direkt geprüft werden, ob die erforderlichen abhängigen Fragen angezeigt werden.
Auf Basis des Kundenfeedbacks wurde die Darstellung des Fragebogen-Templates im entsprechenden Editor überarbeitet. Das Hinzufügen von Kapiteln, Anforderungen und Fragen ist nun durch prominent platzierte Schaltflächen möglich.
Zudem ist auch die Liste der Fragen per Stichwort filterbar analog zum Review eines versendeten Fragebogens.
Es ist nun möglich, eine freigegebene Version eines Fragebogen-Templates zu exportieren. Die entsprechende Option befindet sich in den Informationen zu einer Version, die im Fragebogen-Template Editor über das Versionsmenü einsehbar sind.
Der Bericht, der nach Bearbeitung eines Fragebogens erzeugt wird, wurde um die allgemeinen Informationen zu dem Zielobjekt des Fragebogens ergänzt. Auch der Score wird nun in dem Bericht angezeigt.
Des Weiteren werden die abgeleiteten Maßnahmen nicht mehr nur am Ende des Berichts aufgelistet, sondern auch von den relevanten Fragen aus verlinkt.
Zur besseren Nutzung der Review-Funktionalität für Fragebögen wurden die benötigten Berechtigungen für die Formulare angepasst. Benutzer mit Editor-Rechten können nun den Review-Tab für jedes Formular einsehen. Dies war vorher nur dem Absender und Benutzer mit Konfigurator-Rechten erlaubt. Zusätzlich können Editoren nun auch Antworten auf Fragen akzeptieren und ablehnen.
Das gesamte Formular zu akzeptieren ist weiterhin nur dem Absender und Benutzern mit Konfigurator-Rechten erlaubt.
Bei der Erstellung einer DTF-Export-Datei werden nun auch abgeschlossene Formulare einbezogen, sodass auch die Informationen, die über Formulare erfasst wurden, durch einen Import wieder dargestellt werden können.
Im Zuge der Erweiterung des DTF-Exports wurde auch der Prozess des Löschens von Benutzern überarbeitet. Benutzer-Accounts können nun archiviert werden. Diese Benutzer können sich nicht mehr anmelden. Ein komplettes Löschen des Benutzer-Accounts ist nicht mehr möglich, um die Konsistenz des Datenmodells zu gewährleisten. Stattdessen steht nun eine Anonymisierungsfunktion bereit, die die personenbezogenen Daten des Benutzerkontos unkenntlich macht.